Términos y condiciones del servicio

1Las partes y la aceptación

Este acuerdo lo celebran dos partes:

Entrama no es una sociedad: es el nombre comercial con el que Luis David Ledesma presta el servicio. Sus datos completos de contacto están en la cláusula 18.

Cómo se aceptan

Aceptas estos términos en la aplicación, al activar tu cuenta o cuando te pidamos aceptar una versión nueva. La aceptación por medios electrónicos tiene plena validez (Ley 527 de 1999, artículo 14). Cuando los aceptas en la aplicación, queda registrado qué versión aceptaste y cuándo.

Quien los acepta declara que es mayor de edad y que tiene facultad para obligar a la peluquería. Si no estás de acuerdo con estos términos, no uses AnimalGroom.

Estos términos van junto con la Política de tratamiento de datos personales, que explica cómo tratamos los datos personales.

2Palabras clave

3El servicio

AnimalGroom es un software como servicio: no se instala, se usa desde el navegador con conexión a internet. Según el plan que tengas, te permite, entre otras cosas:

• Llevar la agenda de citas, con horarios, bloqueos y citas recurrentes.
• Registrar a tus clientes y sus mascotas, con su historial y fotos.
• Definir tus servicios, con precio y duración por tamaño de mascota.
• Registrar cobros, anular pagos, cerrar caja y generar comprobantes en PDF.
• Recibir pedidos de cita en tu portal de reservas y, en el plan Pro, solicitudes en línea que tú apruebas.
• Enviar recordatorios de citas por WhatsApp desde la cuenta de WhatsApp Business de tu peluquería.
• Ver quién no ha vuelto, saludar en cumpleaños, manejar lista de espera, paquetes prepago y programas de lealtad (según el plan).
• Consultar reportes y el registro de cambios de tu cuenta (auditoría).

Las funciones de cada plan son las publicadas en la sección de precios de este sitio. Podemos mejorar AnimalGroom, cambiar cómo se ve o agregar funciones. Si vamos a quitar una función importante de tu plan, te avisaremos con treinta (30) días de anticipación.

AnimalGroom no es un software contable ni de facturación electrónica: los comprobantes en PDF que genera no son facturas electrónicas de venta ante la DIAN. Las obligaciones tributarias y contables de tu peluquería siguen siendo tuyas.

4Tu cuenta, tu equipo y las contraseñas

La cuenta y el Dueño

Entrama crea la cuenta de tu peluquería y el usuario del Dueño cuando nos pides activarla. El Dueño debe registrar y confirmar un correo propio en Mi cuenta: a ese correo enviamos la recuperación de la contraseña y los avisos sobre la suscripción. Mantén tus datos de contacto al día.

Los usuarios de tu equipo

El Dueño crea los usuarios de su equipo, cada uno con su usuario y contraseña, y les asigna un rol. El rol define qué puede ver y hacer cada persona (el rol Administrador solo existe en el plan Pro). La peluquería decide a quién da acceso y responde por lo que hacen sus usuarios dentro de AnimalGroom. Cuando alguien deja de trabajar contigo, desactívalo.

Las contraseñas son personales

• Cada usuario debe tener su propio acceso. No compartas usuarios ni contraseñas.
• Cuida tus contraseñas. Lo que se haga con las credenciales de tus usuarios se entiende hecho por tu peluquería, salvo que el acceso indebido se deba a una falla de seguridad de AnimalGroom.
• Si crees que alguien entró sin permiso, cambia la contraseña y avísanos de inmediato.
• Entrama nunca te pedirá tu contraseña: para darte soporte usa el modo soporte (cláusula 8).

Los cambios hechos en tu cuenta quedan en la pantalla Auditoría (quién cambió qué y cuándo) durante seis (6) meses.

5Planes, prueba y precios

Los planes

Estos son los planes y precios publicados, en pesos colombianos:

Solo cuentan para el máximo las personas activas marcadas como «Atiende citas»: la recepción o quien no atiende mascotas no ocupa cupo. El detalle de las funciones de cada plan está en la sección de precios.

El precio publicado de cada plan es el valor final que pagas por él (si pagas con Wompi, se suma el recargo de pasarela de la cláusula 6). Por cada pago te entregamos el comprobante que corresponda según el régimen tributario de Entrama como prestador del servicio. El plan anual se contrata escribiéndonos por WhatsApp.

El periodo de prueba

Toda peluquería nueva empieza con 14 días de prueba sin costo, con las funciones del plan de prueba (hoy, las del plan Pro). No te pedimos una tarjeta para empezar. Al terminar la prueba, para seguir usando AnimalGroom tienes que pagar un plan; si no, se aplica la cláusula 7.

Cambios de plan

Para cambiar de plan, escríbenos: Entrama asigna el plan nuevo y rige desde tu siguiente acción en la aplicación. Si bajas de plan no se borra nada: lo que ya registraste se sigue viendo, pero no puedes crear ni editar con las funciones que tu plan nuevo no incluye. Si tienes más peluqueros que el máximo, nadie se desactiva, pero no puedes sumar más. En el cobro, el cambio de plan aplica desde tu siguiente renovación, sin prorrateos: no se cobran diferencias ni se abonan saldos por el periodo que ya pagaste.

Cambios de precio

Podemos cambiar los precios. Lo que ya pagaste no cambia: el precio nuevo se aplica a los pagos siguientes. Te avisaremos con treinta (30) días de anticipación.

6Pago y renovación

La suscripción se paga por adelantado. Desde la pantalla Suscripción el Dueño elige cuántos meses pagar, de 1 a 12, y cómo pagarlos. El valor es el precio mensual de tu plan por el número de meses. Solo el Dueño puede pagar.

Cobro automático con tarjeta

El Dueño puede guardar una tarjeta para el cobro automático. Cuando esta función está activa, desde un día antes del vencimiento se cobra a esa tarjeta un mes del plan, con el recargo de Wompi. Si el cobro no se aprueba, se intenta de nuevo al día siguiente, hasta completar tres (3) intentos. Puedes quitar la tarjeta cuando quieras y desde ese momento no se cobra más. Con la cuenta bloqueada por falta de pago, la tarjeta no se cobra sola.

Renovación

Si no tienes el cobro automático activo, la suscripción no se renueva sola: se renueva cada vez que pagas un periodo nuevo. Te avisamos del vencimiento en la aplicación y, si tu correo está confirmado, también puede llegarte un correo.

Problemas con un pago

Si Wompi informa un pago con un valor distinto del esperado, lo revisamos y lo regularizamos contigo. Si crees que hay un cobro equivocado, escríbenos con la referencia del pago.

Reembolsos

No hay reembolso por periodos ya iniciados. Si hay un error de cobro (por ejemplo, un pago doble o un valor cobrado de más), te devolvemos lo cobrado por error por el mismo medio de pago, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a confirmarlo.

7Si no pagas a tiempo: aviso, gracia y bloqueo

Las fechas se cuentan en la hora de tu peluquería:

1. Desde las 00:00 del día del vencimientoAparece en todas las pantallas el aviso «Tu suscripción vence hoy» (después, «Tu suscripción venció»), con la fecha del bloqueo. Si tu correo está confirmado, también puede llegarte un correo ese día.
2. Durante 7 días de graciaTodo funciona igual, con el aviso. Puedes pagar en cualquier momento.
3. A los 7 días del vencimiento: bloqueoSi no se ha registrado el pago, la cuenta queda bloqueada por falta de pago.

Qué pasa durante el bloqueo

• No es un modo de solo lectura: tu equipo no puede ver ni usar la agenda, los clientes, la caja ni los reportes, y no se pueden exportar reportes.
• Sí puedes entrar a Mi cuenta (contraseña y correo) y a Suscripción para pagar por transferencia o con Wompi, ver tus pagos y manejar la tarjeta.
• No salen recordatorios por WhatsApp y el portal de reservas se muestra como no disponible.
• No se borra nada. Cuando se registra el pago, vuelves a usar AnimalGroom con todos tus datos, sin volver a iniciar sesión.

Si quieres conservar reportes, descárgalos antes del vencimiento (en los planes que incluyen exportación).

Si la cuenta sigue bloqueada por falta de pago durante noventa (90) días, Entrama puede terminar el servicio según la cláusula 14.

8Modo soporte

Para resolver lo que nos reportas, investigar una falla o cumplir una orden de autoridad, Entrama puede entrar a tu cuenta en modo soporte. Con él ve tu panel como lo ve el Dueño, sin pedirte la contraseña. Así funciona:

• Cada entrada exige escribir un motivo y dura como máximo 30 minutos.
• No te avisamos antes de cada entrada, pero todo queda registrado: la entrada, cada cambio y la salida aparecen en tu pantalla Auditoría como «Soporte AnimalGroom».
• En modo soporte Entrama puede consultar datos como lo haría el Dueño, solo en lo necesario para atender el motivo, y no hace cambios que tu peluquería no haya pedido.
• No puede crear usuarios, tocar la cuenta del Dueño, cambiar contraseñas, dar el rol de Dueño, pagar la suscripción ni agregar o quitar la tarjeta.
• Si la cuenta está bloqueada por falta de pago, en modo soporte solo se puede mirar: no se guarda ni se descarga nada.
• Lo que Entrama vea en modo soporte está cubierto por el deber de confidencialidad de la cláusula 9.

En resumen: no te avisamos antes de cada acceso de soporte, pero Entrama no hace cambios que tu peluquería no haya pedido, y cada acceso queda registrado en tu pantalla Auditoría.

9Datos personales de tus clientes: transmisión de datos

Esta cláusula es el acuerdo de transmisión de datos personales entre tu peluquería y Entrama, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015 (artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2).

Los datos de tu cuenta y de tus usuarios (Dueño, Administradores y Empleados) son otra cosa: de esos Entrama es responsable, como explica la Política de tratamiento de datos personales.

9.1 Qué hace Entrama con los datos de tus clientes

Solo lo necesario para que funcione AnimalGroom: guardarlos, organizarlos, mostrarlos a tus usuarios, usarlos en la agenda, la caja, los reportes y el portal de reservas, enviar los mensajes que configures, hacer copias de seguridad, darte soporte y borrarlos cuando corresponda. Tus instrucciones son estos términos y lo que configures y hagas en la aplicación.

9.2 Obligaciones de Entrama como encargada

Además de los deberes del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, Entrama se obliga a:

1. Tratar los datos solo a nombre de tu peluquería y conforme a los principios de la ley. No los usa para sus propios fines, no los vende, no los cruza con los de otras peluquerías y no los entrega a terceros distintos de los proveedores de la cláusula 12 o de una autoridad que los pida con competencia para ello.
2. Mantenerlos seguros, con medidas como conexiones cifradas, contraseñas guardadas con cifrado de una sola vía, separación de los datos de cada peluquería, permisos por rol y registro de cambios y de cada acceso de soporte.
3. Guardar confidencialidad sobre los datos y sobre su tratamiento, también después de que termine el servicio. Solo acceden a ellos las personas que lo necesitan para prestar el servicio.
4. Ayudarte con las consultas y reclamos de tus clientes: si un cliente tuyo nos escribe, te pasamos su solicitud en un máximo de dos (2) días hábiles, y AnimalGroom te permite consultar, corregir y borrar sus datos y su permiso de promociones.
5. Avisarte de incidentes de seguridad que afecten los datos de tus clientes, dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes a confirmarlos, e informarlos a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando la ley lo exija.
6. Usar proveedores con las mismas garantías. Tu peluquería autoriza a Entrama a apoyarse en los proveedores de la cláusula 12. Algunos tienen servidores fuera de Colombia, así que los datos pueden almacenarse o procesarse en otros países como transmisión internacional.
7. Al terminar el servicio, tratar los datos como dice la cláusula 14.

9.3 Obligaciones de tu peluquería como responsable

Según el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, tu peluquería debe, entre otras cosas:

• Pedir y conservar la autorización de sus clientes para tratar sus datos e informarles para qué los usará.
• Tener su propia política de tratamiento de datos y atender las consultas y reclamos de sus clientes.
• Registrar en AnimalGroom solo datos que pueda tratar, veraces y al día, y corregirlos cuando haga falta.
• Avisarnos cuando un dato esté en discusión por un reclamo de su titular.
• No escribir en las notas datos sensibles de sus clientes (por ejemplo, de su salud). Los datos de salud o comportamiento de una mascota no son datos sensibles.

10Tus obligaciones y el buen uso

Autorización de tus clientes y promociones

• Marca «Acepta mensajes de promociones y saludos» solo si el cliente lo aceptó. Ese permiso cubre los saludos de cumpleaños, las promociones y las invitaciones a volver, y AnimalGroom no deja enviar el saludo de cumpleaños a quien no lo tiene.
• Los clientes creados antes de que existiera esa casilla pueden figurar como que aceptan. Revísalos y desmarca a quienes no lo aceptaron.
• Respeta a quien te pida no recibir más mensajes: quítale el permiso en su ficha.

WhatsApp

• Para los recordatorios de citas y los avisos de solicitudes, Entrama usa como proveedor a Meta (WhatsApp Business) (cláusula 12); los mensajes salen del número de WhatsApp Business que tu peluquería conecta en AnimalGroom. Tu peluquería es responsable de tener la autorización de sus clientes para recibirlos, de cumplir las condiciones y políticas de Meta y de usar plantillas aprobadas. Meta cobra esos mensajes directamente a tu peluquería; AnimalGroom no los cobra.
• Los saludos de cumpleaños y las invitaciones a volver se envían desde tu propio WhatsApp: AnimalGroom solo te prepara el mensaje.
• Envía solo mensajes que tus clientes esperan o autorizaron. Entrama no responde si Meta limita o bloquea tu número por el uso que le des.

Uso permitido

Usa AnimalGroom solo para administrar tu peluquería y de acuerdo con la ley. No está permitido:

• Enviar mensajes no solicitados o engañosos, o usar datos de personas sin su autorización.
• Intentar entrar a cuentas o datos de otras peluquerías, o probar, saltar o atacar la seguridad de AnimalGroom.
• Subir programas maliciosos o contenido ilegal.
• Revender, alquilar o ceder el acceso a AnimalGroom a otros negocios.
• Copiar el software, o intentar obtener su código, salvo lo que la ley permita.

Tu portal de reservas se publica con el nombre de tu peluquería: la información que muestras (servicios, precios, horarios) y la respuesta a cada solicitud son tu responsabilidad.

11Tu contenido y tus archivos

Todo lo que tu peluquería registra o sube a AnimalGroom (datos de clientes y mascotas, citas, pagos, fotos, logo, notas, mensajes y plantillas) es tuyo. Nos das un permiso limitado para guardarlo, copiarlo, procesarlo y mostrarlo, solo para prestarte el servicio y mientras dure.

• Solo sube fotos y archivos sobre los que tengas derecho. Las fotos de mascotas se aceptan en JPG, PNG o WebP, de hasta 5 MB cada una.
• Si una foto muestra a una persona, asegúrate de tener su permiso.
• Entrama puede retirar contenido que sea claramente ilegal o que una autoridad ordene retirar, y te avisará.

Copias y exportación

AnimalGroom hace copias de seguridad de la base de datos a través de su proveedor, pero te recomendamos guardar tus propias copias de lo que consideres importante. Hoy puedes descargar los reportes en Excel y PDF (en los planes con reportes avanzados) y el comprobante en PDF de cada cita. AnimalGroom todavía no ofrece una exportación completa de todos los datos de tu cuenta.

12Disponibilidad, mantenimiento y proveedores

Hacemos esfuerzos razonables para que AnimalGroom esté disponible y funcione bien, pero no podemos garantizar que funcione sin interrupciones ni errores. No garantizamos un porcentaje de disponibilidad: prestamos el servicio con nuestro mejor esfuerzo.

• Mantenimiento: a veces hay que actualizar o reparar la plataforma. Procuramos hacerlo en horarios de poco uso y avisar antes, cuando se pueda, en la aplicación o por correo.
• Tu conexión: AnimalGroom necesita internet y un navegador actualizado; esa parte depende de ti.
• Servicios de terceros: no respondemos por fallas de servicios que no controlamos, como WhatsApp, Wompi, los bancos o tu proveedor de internet.

Proveedores

Para prestar el servicio usamos estos proveedores de tecnología, que tratan los datos solo para prestarnos su servicio:

• Railway
  Servidores de la aplicación y base de datos.
• Vercel
  Aplicación web y portal de reservas.
• Cloudflare
  Este sitio y almacenamiento de fotos y logos.
• Brevo
  Correos de la cuenta: verificación, contraseña y avisos de suscripción.
• Meta (WhatsApp Business)
  Envío de mensajes por WhatsApp, solo cuando la peluquería active esta función.
• Sentry
  Registro de errores técnicos.
• Wompi
  Pagos en línea de la suscripción, bajo sus propios términos.

Podemos cambiar de proveedor si mantiene garantías de seguridad y confidencialidad equivalentes. La lista vigente está en la Política de tratamiento de datos personales.

13Límites de responsabilidad

Entrama responde por los daños que cause por no cumplir estos términos, con estos límites:

• No responde por daños indirectos, como ganancias dejadas de recibir, pérdida de clientes o de oportunidades de negocio.
• Su responsabilidad total por todos los reclamos relacionados con el servicio no supera lo que tu peluquería haya pagado a Entrama en los tres (3) meses anteriores al hecho que causó el daño.
• No responde por fuerza mayor o caso fortuito, por fallas de servicios de terceros que no controla, por el uso que se haga con las credenciales de tus usuarios, por el contenido que tu peluquería registra o los mensajes que envía, ni por el incumplimiento de tus deberes como responsable de los datos de tus clientes.

Estos límites no aplican cuando hay dolo o culpa grave de Entrama (Código Civil, artículo 1522), ni en lo que la ley no permita limitar.

Tu peluquería responde ante Entrama por los reclamos de sus clientes o de terceros que se originen en su incumplimiento de estos términos o de la ley, en especial de sus deberes sobre datos personales y mensajes.

14Suspensión y terminación

Si tu peluquería quiere terminar

Puedes terminar el servicio cuando quieras, escribiéndonos a contacto@entrama.com.co o por WhatsApp. Lo que pasa con lo ya pagado lo define la cláusula de reembolsos (cláusula 6).

Si Entrama suspende o termina

Entrama puede suspender la cuenta de inmediato si hay falta de pago (cláusula 7), un riesgo de seguridad, un uso prohibido (cláusula 10) o una orden de autoridad. Con la cuenta suspendida nadie de tu equipo puede entrar y el portal de reservas se apaga; si se resuelve la causa, puede reactivarse con todos tus datos. Entrama también puede terminar el servicio por otras razones, sin una falta de tu peluquería, con treinta (30) días de preaviso.

Qué pasa con tus datos al terminar

1. ArchivoLa cuenta se suspende o cancela y después se archiva. Nadie puede entrar, el portal deja de funcionar, no se cobra nada y no salen recordatorios. Los datos se conservan y la cuenta se puede recuperar.
2. Desde 7 días después de archivada: borrado definitivoEntrama puede eliminar la cuenta de forma definitiva: se borran todos sus datos (clientes, mascotas, citas, servicios, usuarios…) y sus archivos (fotos y logo). No se puede deshacer.

• El borrado definitivo no es automático: lo hace Entrama, con un motivo que queda registrado.
• Solo se puede borrar una cuenta que nunca registró pagos de clientes ni comprobantes, y que no tiene pagos de suscripción aprobados o pendientes ni un periodo pagado vigente. Una cuenta con pagos no se borra: queda archivada, y de ella se conserva solo lo que exige la ley contable, es decir, los registros de pago, hasta por diez (10) años. Nada más se conserva.
• Después del borrado quedan, por un tiempo, el registro de cambios de la cuenta (hasta seis meses), el registro de la plataforma de quién la borró y por qué, y los datos que estén en copias de seguridad hasta que estas venzan.
• Copia previa: AnimalGroom no tiene hoy una exportación completa de los datos dentro de la aplicación. Antes del borrado, si la pides por correo a contacto@entrama.com.co, Entrama te entrega una copia de tus datos en formato CSV dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a tu solicitud.

Las cláusulas de confidencialidad, límites de responsabilidad, propiedad intelectual y ley aplicable siguen vigentes después de terminar.

15Propiedad intelectual

AnimalGroom (su software, código, diseño, textos, logos y la marca) pertenece a Luis David Ledesma (Entrama). Mientras tengas una suscripción vigente, te damos un permiso limitado, no exclusivo e intransferible para usarlo en tu peluquería. Ese permiso no te da derechos sobre el código ni sobre la marca.

Tu contenido sigue siendo tuyo (cláusula 11), incluidos el nombre y el logo de tu peluquería. Si nos envías ideas o sugerencias, podemos usarlas para mejorar AnimalGroom sin que eso nos obligue a pagarte.

16Cambios a estos términos

Podemos actualizar estos términos. Cada versión tiene un número y una fecha, y la vigente siempre está publicada en animalgroom.co/terminos.

• Te avisaremos de una versión nueva con quince (15) días de anticipación, por correo y dentro de la aplicación, explicando qué cambia.
• Cada versión nueva requiere que la aceptes de nuevo en la aplicación. Queda registrado qué versión aceptó cada usuario y cuándo.
• Si no estás de acuerdo con la versión nueva, puedes terminar el servicio según la cláusula 14.

Si nos lo pides, te enviamos el texto de versiones anteriores.

17Ley aplicable y conflictos

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia.

1. Arreglo directo. Si hay un desacuerdo, escríbenos a contacto@entrama.com.co contándonos qué pasó. Las partes intentarán resolverlo de buena fe durante treinta (30) días.
2. Si no hay acuerdo, cualquiera de las partes puede acudir a los jueces competentes de Dosquebradas o Pereira, sin perjuicio de las acciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando aplique la protección al consumidor.

Esto no limita los derechos que la ley te dé como consumidor, si te aplican, ni tus derechos ante la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de datos personales.

18Avisos y contacto

Te enviaremos los avisos sobre estos términos y tu suscripción al correo confirmado del Dueño y dentro de la aplicación. Tú puedes escribirnos a:

Si una cláusula de estos términos llegara a ser inválida, las demás siguen vigentes. Que no exijamos una cláusula en algún momento no significa que renunciemos a ella.

Versión 1.0, vigente desde el 1 de octubre de 2026.