Política de tratamiento de datos personales

1Quién es el responsable

AnimalGroom es un software en la nube para peluquerías caninas, desarrollado y operado por Luis David Ledesma, persona natural, que actúa con el nombre comercial Entrama, identificado con C.C. 1088024220. Entrama no es una sociedad: es el nombre comercial con el que él presta el servicio. Cuando en esta política decimos «nosotros», «Entrama» o «AnimalGroom», hablamos de él:

2Palabras clave

La ley usa algunos términos técnicos. Así los entendemos en esta política (Ley 1581 de 2012, artículo 3, y Decreto 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.1.3):

3Responsable y encargado: nuestros dos papeles

En AnimalGroom hay datos de personas distintas, y nuestro papel cambia según de quién sean:

Esa entrega de datos de la peluquería a Entrama es una transmisión de datos personales. Sus condiciones (qué puede hacer Entrama con los datos, y sus deberes de seguridad y confidencialidad) están en la cláusula 9 de los Términos y condiciones del servicio, que cada peluquería acepta al usar AnimalGroom.

Si eres cliente de una peluquería que usa AnimalGroom, la peluquería decide qué datos tuyos registra y para qué los usa, y debe tener su propia política de tratamiento. En la sección 10 te explicamos a quién acudir.

4Datos de las peluquerías y sus equipos

Aquí Entrama es responsable.

Qué datos tratamos

Para qué los usamos

• Crear y administrar tu cuenta, iniciar sesión, verificar tu correo y recuperar tu contraseña.
• Prestar el servicio contratado y darte soporte técnico. Cuando Entrama necesita entrar a tu cuenta para ayudarte, lo hace en un modo de soporte con motivo y duración limitada, que queda registrado (ver la cláusula 8 de los Términos y condiciones).
• Cobrar la suscripción, emitir sus soportes y avisarte por correo de vencimientos o pagos pendientes.
• Enviarte mensajes sobre el servicio: cambios importantes, seguridad, mantenimientos y novedades de tu cuenta.
• Proteger la plataforma: prevenir accesos indebidos y fraudes, y detectar y corregir errores.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades.

5Datos de los clientes de las peluquerías

Aquí la peluquería es la responsable y Entrama es encargada.

Qué datos se tratan

Para qué se usan

Solo para lo que la peluquería necesita para atender a sus clientes:

• Agendar, recordar y gestionar citas, y llevar el historial de cada mascota.
• Recibir y responder solicitudes de cita del portal de reservas.
• Si la peluquería lo activa, enviar por WhatsApp recordatorios de citas y la respuesta a una solicitud (esta última, solo si el cliente marcó esa casilla).
• Registrar cobros, paquetes y beneficios de lealtad, y emitir comprobantes.
• Generar reportes internos para la peluquería.
• Promociones, saludos de cumpleaños de la mascota e invitaciones a volver: solo a los clientes que hayan dado su autorización para recibirlos. AnimalGroom deja por fuera de esas funciones a los clientes que no la han dado.

Qué le corresponde a la peluquería

Como responsable, cada peluquería debe pedir la autorización de sus clientes, informarles para qué usará sus datos, tener su propia política de tratamiento y atender sus consultas y reclamos. Entrama la apoya con las herramientas de la plataforma, por ejemplo para registrar el permiso de promociones o corregir y borrar datos.

6Datos de quienes visitan este sitio o piden una prueba gratis

Aquí Entrama es responsable.

El formulario «Solicitar prueba gratis», en la página o en la aplicación, guarda en nuestros servidores el nombre de la peluquería y el tuyo, celular, correo, ciudad, las respuestas opcionales, la versión de los documentos que aceptaste, la fecha y la IP de origen, para evaluar tu solicitud y contactarte. Las solicitudes sin respuesta vencen a los 90 días; las rechazadas o vencidas se borran a los 6 meses. Para evitar abusos usamos Cloudflare Turnstile, que recibe datos técnicos de tu conexión.

Si prefieres escribirnos por WhatsApp o al correo, recibimos tu mensaje y tu número de WhatsApp o tu correo.

Usamos esos datos para responderte, agendar una demostración y darte la información comercial que pediste. Si no llegas a contratar, no los usamos para otra cosa.

Para mostrarte este sitio, Cloudflare (que lo aloja) y Google Fonts (que entrega las tipografías) reciben datos técnicos de tu conexión, como tu dirección IP y tu navegador. No usamos herramientas de analítica ni de publicidad en este sitio.

7Datos sensibles y datos de menores de edad

Datos sensibles

No pedimos datos sensibles, es decir, los que revelan origen racial o étnico, orientación política, creencias, afiliación sindical, salud, vida sexual o datos biométricos de una persona (Ley 1581, artículo 5).

La información de salud, alergias o comportamiento de una mascota no es un dato personal sensible: se refiere al animal y sirve para atenderlo con seguridad.

Los campos de notas son de texto libre. Pedimos a las peluquerías no escribir en ellos datos sensibles de sus clientes. Si alguna vez fuera necesario tratarlos, el titular no estará obligado a darlos y ningún servicio dependerá de ello.

Niños, niñas y adolescentes

AnimalGroom está pensado para personas adultas: dueños de peluquerías, sus equipos y los responsables de las mascotas. No buscamos recoger datos de menores de edad. Si una peluquería necesita registrar a un menor, debe hacerlo con la autorización de su representante legal y respetando su interés superior. Si crees que tenemos datos de un menor sin esa autorización, escríbenos y los revisaremos.

8Tu autorización

Tratamos datos personales con autorización previa, expresa e informada del titular, salvo en los casos en que la ley no la exige (Ley 1581, artículos 9 y 10). La pedimos así:

• Cuentas de peluquerías: al crear la cuenta y aceptar los Términos y condiciones del servicio.
• Visitantes y quienes piden una prueba gratis: al enviar el formulario de solicitud de prueba gratis, en la página o en la aplicación, marcando la casilla con la que autorizas el tratamiento de tus datos según esta política, o al escribirnos por WhatsApp o correo para pedir información.
• Clientes de las peluquerías: la pide cada peluquería, como responsable. En el portal de reservas hay dos casillas opcionales y desmarcadas, y pedir una cita no depende de marcar ninguna. La primera dice «Quiero recibir la respuesta por WhatsApp a este número». La segunda dice «Acepto recibir promociones» y debajo explica:

«Opcional. Autorizo a {nombre de la peluquería} a enviarme promociones y novedades por WhatsApp u otros canales. Puedo retirar la autorización cuando quiera.»

Puedes retirar tu autorización en cualquier momento, salvo cuando tengas un deber legal o contractual de seguir en la base de datos (Decreto 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.2.6).

9Tus derechos

Como titular, la Ley 1581 de 2012 (artículo 8) te da derecho a:

• Conocer, actualizar y corregir tus datos, incluidos los incompletos, inexactos o que induzcan a error.
• Pedir prueba de la autorización que diste, salvo cuando la ley no la exige.
• Saber cómo se han usado tus datos, si lo preguntas.
• Revocar la autorización y pedir que se borren tus datos cuando no se respeten tus derechos o cuando ya no haya un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratis a tus datos, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que esta política cambie de forma importante.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), después de haber hecho tu consulta o reclamo ante el responsable o el encargado.

Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y, en el caso de menores, quienes los representen legalmente.

10Cómo ejercer tus derechos

Área responsable

Las peticiones, consultas y reclamos sobre datos personales los atiende directamente el responsable, Luis David Ledesma (Entrama), en contacto@entrama.com.co. También puedes llamar o escribir por WhatsApp al +57 320 458 4848. Entrama tiene su domicilio en Dosquebradas (Risaralda), Colombia, y recibe las peticiones, consultas y reclamos por esos dos canales: correo y WhatsApp. El trámite es gratuito.

¿Eres cliente de una peluquería?

1. Escríbele primero a tu peluquería. Ella es la responsable de tus datos y puede consultarlos, corregirlos, quitar tu permiso de promociones o borrarlos desde AnimalGroom.
2. Si no te responde o no sabes cómo contactarla, escríbenos a contacto@entrama.com.co con el nombre de la peluquería. Como encargados, le pasaremos tu solicitud en un máximo de dos (2) días hábiles, te avisaremos y la apoyaremos para que te responda dentro de los plazos de ley.

Qué debe incluir tu solicitud

• Tu nombre y un dato que nos permita verificar que eres el titular (o que lo representas).
• Qué quieres: consultar, corregir, actualizar, borrar o revocar la autorización.
• Si es un reclamo, la descripción de los hechos, tu dirección o medio de contacto y los documentos que quieras aportar.

Plazos de respuesta

Cómo tramitamos un reclamo

• Si le falta información, te la pediremos dentro de los cinco (5) días siguientes. Si pasan dos (2) meses sin que la envíes, entenderemos que desististe.
• Cuando el reclamo esté completo, marcaremos el dato como «reclamo en trámite» en máximo dos (2) días hábiles, hasta resolverlo.
• Si el reclamo le corresponde a otra persona o entidad (por ejemplo, a tu peluquería), le daremos traslado en máximo dos (2) días hábiles y te avisaremos.
• La supresión o la revocatoria no proceden cuando tienes un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. Por ejemplo, algunos registros de pagos deben conservarse por obligaciones contables.

Ante la Superintendencia de Industria y Comercio

Si después de tu consulta o reclamo no quedas conforme, puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio, la autoridad de protección de datos en Colombia (Ley 1581, artículo 16).

11Proveedores y datos fuera de Colombia

Para operar AnimalGroom usamos proveedores de tecnología en la nube. Ellos tratan los datos por nuestra cuenta (como encargados) y solo para prestarnos su servicio:

• Railway
  Servidores de la aplicación y base de datos.
• Vercel
  Aplicación web para las peluquerías y portal de reservas.
• Cloudflare
  Este sitio web, la verificación contra abusos del formulario de solicitud de prueba gratis (Turnstile) y almacenamiento de archivos, como fotos de mascotas y logos (R2).
• Brevo
  Envío de correos de la cuenta: verificación, recuperación de contraseña y avisos de suscripción, y el aviso interno a nuestro equipo cuando llega una solicitud de prueba gratis (con el nombre de la peluquería, el de quien la pide y la ciudad).
• Meta (WhatsApp Business)
  Envío de mensajes por WhatsApp, solo cuando la peluquería active esta función. La peluquería es responsable de tener la autorización de sus clientes para recibirlos.
• Sentry
  Registro de errores técnicos. Lo configuramos para limitar los datos personales que recibe.

El pago de la suscripción lo procesa Wompi, que trata los datos de pago como responsable bajo su propia política, que aceptas al pagar.

Transmisión internacional

Varios de estos proveedores tienen sus servidores fuera de Colombia. Por eso, al usar AnimalGroom, tus datos pueden almacenarse o procesarse en otros países. Lo hacemos como transmisión a encargados, bajo condiciones contractuales que los obligan a tratar los datos solo según nuestras instrucciones y a mantenerlos seguros y confidenciales (Decreto 1074 de 2015, artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2).

Fuera de esos casos, solo entregamos datos personales a autoridades que los pidan en ejercicio de sus funciones o por orden judicial, o a terceros que tú o la ley autoricen.

12Seguridad

Protegemos los datos con medidas técnicas y organizativas razonables, entre ellas:

• Conexiones cifradas (HTTPS) entre tu navegador y AnimalGroom.
• Contraseñas guardadas con cifrado de una sola vía y credenciales de integración (como las de WhatsApp) cifradas.
• Separación de los datos de cada peluquería: un usuario solo puede ver y modificar los de la suya.
• Permisos por rol (dueño, administrador, empleado) y sesiones que vencen.
• Registro de cambios en la cuenta y registro de cada acceso de soporte.

Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente que afecte tus datos, actuaremos para contenerlo, avisaremos a quienes corresponda y lo reportaremos a la SIC según la ley.

13Cuánto tiempo guardamos los datos

Guardamos los datos solo el tiempo razonable y necesario para la finalidad que justificó recogerlos, más el que exijan las normas contables, tributarias y legales (Decreto 1074 de 2015, artículo 2.2.2.25.2.8). En concreto:

• Cuentas de peluquerías: mientras la cuenta esté activa. Cuando una peluquería termina el servicio, su cuenta se archiva y después sus datos pueden borrarse de forma definitiva. Los soportes de pagos de la suscripción se conservan por el tiempo que exige la ley.
• Clientes de las peluquerías: mientras la peluquería mantenga su cuenta y no los borre, o hasta que pida borrarlos. Siguen sus instrucciones.
• Registro de cambios: hasta seis (6) meses, para seguridad y auditoría.
• Copias de seguridad: los datos borrados pueden permanecer en las copias de seguridad de nuestros proveedores hasta que estas venzan.
• Solicitudes de prueba gratis: las que no tienen respuesta vencen a los 90 días; las rechazadas o vencidas se borran a los 6 meses.
• Visitantes de este sitio: mientras sea necesario para atender tu solicitud y la relación comercial que surja de ella.

Las bases de datos estarán vigentes mientras Entrama preste el servicio de AnimalGroom y existan las finalidades descritas.

14Cookies y almacenamiento del navegador

Este sitio no usa cookies propias de analítica ni de publicidad. La aplicación de AnimalGroom guarda en tu navegador solo lo necesario para mantener tu sesión iniciada y recordar algunas preferencias de la pantalla. Si borras los datos de tu navegador, tendrás que volver a iniciar sesión.

15Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política. Si el cambio es importante (por ejemplo, sobre quién es el responsable o para qué usamos los datos), te lo avisaremos antes de aplicarlo, en este sitio y por correo o dentro de la aplicación, y pediremos una nueva autorización cuando la ley lo exija. Arriba siempre verás el número y la fecha de la versión vigente.

La versión 1.1 actualiza lo que guardamos del formulario de solicitud de prueba gratis (secciones 6, 8, 11 y 13). Las versiones anteriores se conservan: versión 1.0, vigente desde el 1 de octubre de 2026.

16Vigencia

Esta es la versión 1.1 de la política. Se publica y rige desde el 24 de octubre de 2026, reemplaza a la versión 1.0 y se mantiene mientras no se publique una nueva versión.

Las condiciones de uso de AnimalGroom, incluida la transmisión de los datos de los clientes de cada peluquería, están en los Términos y condiciones del servicio.

Marco legal: Ley Estatutaria 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015, libro 2, parte 2, título 2, capítulo 25) y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.